Android aplikace pro osobní time management (řízení času) a zvyšování produktivity

admin 13. 3. 2019
Rubrika: Profesní blog, Zajímavosti
Štítky: Android, aplikace, produktivita, time management

Sám jsem postupem času dospěl při řízení svého času a osobní produktivity k jakési zjednodušené verzi metody GTD. Ta říká, stručně řečeno, že je dobré si věci odkládat z vlastního myšlení jinam, do nějakého nástroje či do kombinace nějakých nástrojů. Tam je potom potřeba s jednotlivými myšlenkami dále pracovat, třídit je, dávat jim prioritu dle vlastní životní vize, rozhodovat o následujících krocích vedoucích ke splnění cílů atd. Na nástroje pro tuto práci je ale nutné se bezpodmínečně spolehnout.

metoda GTD – ilustrační foto

Při správné aplikaci metody GTD dochází k uvolnění myšlení, vyšší produktivitě a lepšímu pocitu ze života s minimem stresu, přičemž nejde jen o život pracovní, ale také o život osobní. I ten je samozřejmě možné organizovat a pro skutečnou životní pohodu je to, alespoň dle mého názoru, nutné.

Trello

Zásadně si pro svou práci vybírám nástroje, které kromě aplikace pro mobilní zařízení (v mém případně s OS Android) disponují rovněž webovou verzí. Chci mít své poznámky dostupné v počítači, telefonu a kdekoli jinde.

Prvním z takových nástrojů je Trello. V něm jsem si udělal soukromou nástěnku a sloupce pojmenoval podle toho, jak jsem se rozhodl s myšlenkami pracovat. První sloupec mám pro záchyt myšlenek, do druhého dávám tikety s již promyšlenými úkoly k udělání, třetí sloupec mám pro dlouhodobé úkoly, třetí pro dočasně odložené úkoly s nastavením nějakého termínu (zde jde i o úkoly, s nimiž potřebuji pomoc od další osoby a na tuto čekám) a další sloupec pro archivaci myšlenek s možností se k nim vrátit. Není to celé úplně dle metody GTD, ale mně se to během doby osvědčilo jako efektivní.

Další možnosti Trella

Trello má navíc další funkce, které přijdou při práci s úkoly vhod. U mě jde o vkládání obrázků, seznamů a libovolných příloh, nicméně Trello je systém pro řízení projektů v týmu, takže v tomto případě oceníte třeba možnost komentování jednotlivých tiketů, přiřazování úkolů konkrétním lidem apod. To se ale vlastního řízení času netýká.

Diář / kalendář

Po vyzkoušení všeho možného včetně papírových kalendářů a diářů všech typů jsem skončil u kalendáře od Googlu. Je možné, že existují lepší nástroje, ale nejsem na světě sám a kalendář potřebuji snadno sdílet s manželkou, časem možná i s dětmi (až dorostou). Google kalendář tak splňuje vše, co od diáře očekávám:

Vidím, co má v plánu manželka a celá moje rodina,
denně mi přijde agenda na mail,
události si zadám klidně na celý život (za 5 let přeočkování apod.),
zobrazím si jakékoli období a přehledně vidím, co se v něm bude dít.

S kalendářem je potřeba pracovat opatrně. Není dobré dávat do něj věci, které s kalendářem nesouvisí, tedy jakékoli úkoly, které ve skutečnosti není potřeba udělat ten konkrétní den či čas. Jednu dobu jsem měl tendenci tuto chybu dělat a dával jsem si do kalendáře úkoly s tím, že mě to donutí je udělat – není to ale pravda, tedy alespoň u mě to takto nefunguje.

Google Keep

V poslední době jsem přidal ke svým používaným aplikacím ještě Google Keep. Částečně se tak odkláním od Trella, ale pouze pro záchyt kreativních myšlenek. Odděluji zároveň více osobní a pracovní život, využívám funkce obrázkových a zvukových poznámek a zkouším, jaký pro mě bude mít nový nástroj přínos.

Google Keep nedokáže nahradit Trello, do toho má daleko, ale možná právě díky své jednoduchosti a snazší ovladatelnosti bude lépe fungovat pro kreativnější část mé práce i osobního života. Uvidíme.

Co říct závěrem?

Osobní time management považuji za nezbytnou věc pro osobní i profesní život člověka. Vyzkoušel jsem celu řadu aplikací, abych nakonec skončil u těch pravděpodobně nejznámějších. Doporučuji je i vám.